ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ.
У приверженцев гугловских продуктов есть особый термин — gmailing. Это значит не просто вести переписку по электронной почте, но делать это с помощью одного из самых современных сервисов — Gmail. Умелая работа с ним может превратить вас в невероятно эффективного человека. Так что обязательно воспользуйтесь советами. Они, кстати, пригодятся и тем, кто пользуется более традиционными почтовыми сервисами.
В век интернет-технологий под коммуникацией, как правило, подразумевают электронную переписку. Несмотря на ее очевидные преимущества, эта технология зачастую вводит в ступор даже самых оптимистически настроенных пользователей. Вот несколько наших личных советов, как избежать этого неприятного ощущения:
1. Оперативно отвечайте на письмо. Есть люди, которые быстро реагируют на электронную почту, и те, которые медлят с этим. Старайтесь относиться к первой категории отвечающих. Наиболее успешные и занятые люди, из числа тех, кого мы знаем, быстро откликаются на ВСЕ входящие письма, а не делают это выборочно. Такая отзывчивость позволяет наладить общение с коллегами и дает хорошую возможность быть в центре обсуждения и принятия решений. Ответ вполне может быть коротким — вроде излюбленного нами «понятно». И, когда окружающие уже привыкнут к вашим оперативным ответам, вы с легкостью сможете им объяснить, что означает отсутствие такового. В нашем случае, например, это «Понял. В работе». У большинства же людей подобное молчание может означать: «Я очень занят. Не знаю, будет ли возможность рассмотреть это. Ждите ответа. И, вообще, вы мне не нравитесь».
2. В письме важно каждое слово, нет нужды в бессмысленной прозе. Отвечайте четко. Если вы описываете проблему, то определяйте ее ясно. Это, конечно, займет больше времени. Напишите черновик, внимательно просмотрите его и избавьтесь от лишнего. Запомните слова покойного Элмора Леонарда о своем писательском успехе: «Я выбрасываю отрывки, которые читатели обычно пролистывают». Большинство электронных писем переполнены информацией, которая людям вообще не нужна.
3. Регулярно наводите порядок в папке «Входящие». Сколько времени занимает у вас изучение папки «Входящие»? Как долго вы решаете, на какое письмо ответить сначала? А сколько времени вы тратите на открытие и чтение уже просмотренных писем? Скорее всего, все это время уходит впустую. Когда вы открываете новое письмо, у вас есть несколько опций: прочитать немного, чтобы понять, следует ли уделять этому время или нет; прочитать и отреагировать на письмо сразу же; прочитать и отреагировать позже. Самый верный способ- сразу определиться с вариантом действий и четко следовать этому. Помните правило OHIO (Only Hold It Once): обрабатывать информацию нужно сразу. Если вы читаете материал и уже знаете, что с ним следует делать дальше — не медлите! В противном случае вы обрекаете себя на перечитывание.
Если вы последуете этому совету, ваш ящик превратится в список задач, который требует изучения. Мы советуем делать пометки для разных электронных писем: например, указывать, что письмо в обработке или ставить «звездочку». Расставляйте такие маркировки каждый день (это, кстати, неплохое занятие для вечера), тогда все письма не будут автоматически переходить в раздел «к исполнению». Старайтесь свести этот своеобразный список задач к нулю, или, по крайней мере, не накапливайте там больше пяти пунктов. Иначе потом вы потеряете время, вычленяя первостепенную задачу.
4. В почтовом ящике придерживайтесь принципа «Последний пришел, первый вышел» — метод LIFO (Last in First Out). Порой решением вопросов в старых письмах уже кто- то занимается, соответственно, в вашем ответе вообще уже не нуждаются.
5. Представьте себя «маршрутизатором». Получая электронные письма, думайте, кому еще может быть полезна эта информация. Регулярно конце каждого рабочего дня задайтесь вопросом, кому из коллег стоит перенаправить полученную электронную почту.
6. Не используйте функцию скрытой копии. Как правило, ее применяют, чтобы скрыть кого-то из участников диалога. Подобное действие может оказаться контрпродуктивным — оно помешает выстраиванию доверительных отношений в коллективе. Стоит добавлять людей «в копию» открыто, либо не делать этого вовсе. Единственный случай, когда использование bcc оправдано — это удаление из ветки переписки какого-либо адресата. Когда вы используете функцию «ответить всем» (reply all), переместите адресатов, которым все это больше неинтересно, в раздел «скрытая копия». И обязательно напишите об этом в теле письма. Вам будут только благоданры — в почтовом ящике собеседника станет на одну нерелевантную позицию меньше.
7. Не кричите. Если у вас потребность высказаться эмоционально — делайте это лично. Это куда лучше, ЧЕМ ПИСАТЬ ГНЕВНЫЕ ПИСЬМА КАПСОМ!!!!1
8. Отслеживайте статус переписки. Если вы отправляете письмо, которое предполагает действие или реакцию, добавляйте себя в копию и пометьте письмо от самого себя. Это позволит легко отследить статус выполнения письма. Если вам не отвечают, просто перешлите первоначальное письмо адресату и добавьте ненавязчивый вопрос типа «Ну как?».
9. Помогите себе найти нужную информацию в будущем. Если вы считаете, что какая-либо информация из электронного письма пригодится вам в будущем, этот совет вам пригодится: перешлите себе письмо и добавьте в него несколько ключевых слов, которые помогут в будущем его опознать. Подумайте, какие именно слова помогут найти нужную информацию. Кстати, этот подход будет полезен не только в электронной переписке, но и при документообороте.
Например, сканируйте документы своей семьи и отправляйте себе на электронную почту с ключевыми словами. Так, если какой-либо документ потеряется, поиски копии его не займут много времени.
